O que gestores administrativos dizem após o trabalho

A sessão de mapeamento foi direta ao ponto. Eu esperava encontrar um ou dois gargalos — o consultor identificou seis, com frequência e localização no processo. O que mais me ajudou foi ver o mapa com as transferências onde nenhuma ficava clara sobre quem aprovava o quê. Contratei o serviço seguinte depois de três semanas.

Passamos por um ciclo de auditoria interna com a Verificação de Prontidão de Registros feita antes. O relatório deixou claro que tínhamos dois departamentos onde a recuperação de documentos levava mais de dois dias. Corrigimos os pontos apontados e a auditoria interna transcorreu sem os atrasos das edições anteriores. O escopo estava bem definido — o consultor não tentou ir além do que havia sido contratado.

O engajamento de doze semanas foi diferente do que eu esperava de uma consultoria. Em vez de entregar um sistema pronto, a equipe da Norvante sentou junto com o nosso time administrativo para configurar o fluxo dentro das nossas próprias ferramentas. Quando terminou, as pessoas que fazem o trabalho já sabiam operar o processo — não houve uma curva de aprendizado depois da saída do consultor.

Apreciei a clareza sobre o que não estava incluso no serviço. Antes da sessão de mapeamento, recebi um cartão de escopo escrito que listava exatamente o que seria coberto. Isso evitou a situação comum em que consultores ampliam o trabalho sem aviso. O mapa entregue foi objetivo e os pontos de atrito estavam ordenados por frequência — exatamente o que pedi.

O que me convenceu foi que a Norvante não propôs mudanças de sistema. Construímos o fluxo dentro do que já usávamos. Depois de doze semanas, temos um manual que as pessoas seguem de fato — não um documento que ninguém abre. Os 30 dias de suporte após a entrega também foram usados: tivemos perguntas específicas e foram respondidas no prazo combinado.

A Verificação de Prontidão de Registros entregou o que prometia: vinte requisições reais cronometradas e um relatório com onde o atraso acontecia. Sem avaliação de maturidade com pontuação abstrata — só tempo medido e onde estava o problema. O plano de remediação era executável pela nossa própria equipe, sem depender de contratação adicional.